6 Excel UI changes you need to make before starting your next spreadsheet

Si vous utilisez toujours la mise en page par défaut d’Excel, vous rendez les choses plus difficiles qu’elles ne devraient l’être. L’interface du logiciel est étonnamment flexible si vous savez où chercher, et quelques modifications suffisent pour transformer une application de feuille de calcul standard en un calculateur de chiffres personnalisé.

Alors, avant de vous lancer dans votre prochain projet, prenez quelques minutes pour régler votre espace de travail. Effectuez ces modifications une fois et chaque futur classeur en bénéficiera.

Activer le mode sombre

Obtenez une vue plus confortable pour les longues sessions de feuille de calcul

Crédit : Tony Phillips/How-To Geek

Disponibilité: Microsoft 365 pour Windows. D’autres versions prennent en charge les thèmes sombres (ruban uniquement), mais pas le mode sombre complet.

Regarder un écran blanc aveuglant à 8 heures du matin est une façon difficile de commencer la journée. Je trouve que le passage à une interface plus sombre réduit la fatigue oculaire lors de longues sessions de feuille de calcul.

1. Cliquez Déposer et sélectionnez Compte dans le coin inférieur gauche.

2. Développez le Thème de bureau menu déroulant et cliquez sur Noir.

3. Retournez au Grille Excelet dans le Voir onglet sur le ruban, cliquez sur Changer de mode pour faire passer les cellules de la feuille de calcul du clair au foncé.

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Mettez vos outils les plus utilisés à portée de clic

Crédit : Tony Phillips/How-To Geek

Disponibilité: Toutes les versions de bureau d’Excel à partir de 2007.

Que vous aimiez la disposition moderne du ruban est une chose, mais je pense que nous pouvons tous convenir que la « chasse aux onglets » est le tueur ultime de productivité. La barre d’outils d’accès rapide (QAT) vous permet d’épingler vos commandes préférées afin qu’elles soient toujours visibles.

1. Faites un clic droit n’importe où sur le ruban et sélectionnez Afficher la barre d’outils d’accès rapide. Si vous ne voyez pas cette option, elle est déjà activée.

2. Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quel outil que vous utilisez fréquemment et sélectionnez Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide.

3. Cliquez sur les QAT flèche vers le bas et sélectionnez Plus de commandes pour réorganiser vos icônes.

Créer un onglet de ruban personnalisé

Créez un centre de commande adapté à votre flux de travail

Crédit : Tony Phillips/How-To Geek

Disponibilité: Toutes les versions de bureau d’Excel à partir de 2013.

Si vous vous retrouvez à rebondir entre les onglets juste pour terminer une tâche, vous devez absolument créer la vôtre. La création d’un onglet personnalisé vous permet de regrouper vos « pilotes quotidiens » en un seul endroit : considérez-le comme une boîte à outils organisée avec uniquement les clés que vous utilisez réellement.

1. Faites un clic droit n’importe où sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban.

2. Cliquez sur le Nouvel onglet en bas de la liste de droite. Excel crée automatiquement un Nouvel onglet (personnalisé) avec un Nouveau groupe (personnalisé) à l’intérieur. Vous pouvez ajouter plus de groupes au nouvel onglet si vous le souhaitez.

3. Sélectionnez le nouvel onglet et Rebaptiser pour refléter la façon dont vous envisagez de l’utiliser. Faites de même avec les groupes.

4. Cliquez et faites glisser commandes du liste de gauche dans les groupes personnalisés appropriés.

5. Avec votre onglet personnalisé sélectionné, cliquez sur le Flèche vers le haut à l’extrême droite pour le déplacer vers le haut (ce qui signifie qu’il se trouve dans la position la plus à gauche du ruban). Une fois là, la flèche devient grise.

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Activer la cellule de mise au point

Arrêtez de perdre votre place dans des ensembles de données massifs

Crédit : Tony Phillips/How-To Geek

Disponibilité: Microsoft 365 (Windows et Mac) et Excel pour le web.

Nous sommes tous passés par là : vous regardez la ligne 452, vous détournez le regard pendant une seconde, et soudain vous vous retrouvez à saisir des données dans la ligne 453. C’est un véritable cauchemar pour l’intégrité des données. La fonction Focus Cell change totalement la donne car elle agit comme une règle numérique, mettant en évidence la ligne et la colonne exactes de votre cellule active afin que vous n’ayez plus jamais à plisser les yeux sur les en-têtes.

1. Dans le Voir onglet, cliquez sur Cellule de mise au point pour activer la mise en surbrillance.

2. Développez le Cellule de mise au point menu déroulant pour modifier le Couleur de la cellule de mise au point.

3. Vérifier Afficher la surbrillance automatique dans la liste déroulante pour faire le Rechercher et remplacer L’outil utilise ces points forts.

Déverrouiller les paramètres masqués de la barre d’état

Obtenez des réponses instantanées sans écrire de formule

Crédit : Tony Phillips/How-To Geek

Disponibilité: Toutes les versions de bureau d’Excel à partir de 2016. Options limitées dans Excel pour le Web.

La barre d’état en bas de la fenêtre Excel est l’une des fonctionnalités les plus sous-estimées du programme. Il est divisé en deux zones : le côté gauche suit votre état actuel (comme le mode cellulaire ou l’état d’accessibilité), tandis que le côté droit fournit des données de calcul automatique en temps réel. Par défaut, ce segment AutoCalculate affiche uniquement quelques éléments de base tels que Moyenne, Compteret Sommemais vous pouvez en faire une centrale de métadonnées qui vous permet d’auditer vos données sans écrire une seule fonction.

Pour commencer, faites un clic droit n’importe où sur le barre d’état en bas de votre écran.

Vous verrez une liste de paramètres que vous pouvez activer. Voici ce que vous devez activer et pourquoi :

1. Nombre numérique : Activez-la pour voir combien de cellules de votre sélection contiennent réellement des nombres. C’est une bouée de sauvetage pour repérer les nombres stockés sous forme de texte qui pourraient casser vos formules.
2. Minimum et Maximum: Activez-les pour voir les limites de votre ensemble de données en un coup d’œil. C’est le moyen le plus rapide de repérer une valeur aberrante ou de vérifier la plage d’une colonne sans trier.
3. Somme, Moyenne, et Compter: Celles-ci sont généralement activées par défaut, mais vérifiez qu’elles le sont afin de pouvoir vérifier rapidement que vos formules complexes renvoient des résultats logiques.

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Ajuster la barre de formule

Rendre les formules complexes lisibles et auditables

Crédit : Tony Phillips/How-To Geek

Disponibilité: Toutes les versions de bureau d’Excel à partir de 2007 et d’Excel pour le Web.

Beaucoup de gens ne réalisent pas que la barre de formule n’a pas une taille fixe : vous pouvez en fait modifier sa hauteur et sa largeur en fonction de vos besoins. Ceci est particulièrement pratique lorsque vous avez affaire à une formule si complexe qu’elle dépasse la largeur de votre écran.

Cependant, si vous faites constamment glisser la barre vers le bas pour lire une seule et massive ligne de texte, c’est généralement le signe que vous utilisez une formule sous-optimale. Au lieu de vous battre avec un mur de texte, développez la barre et utilisez LET ou d’autres fonctions modernes pour diviser votre logique en lignes distinctes. Cela transforme un calcul intimidant en une liste de variables lisible et facile à vérifier.

1. Survolez le bord inférieur de la barre de formule jusqu’à ce que votre curseur se transforme en flèche à deux pointes, puis cliquez et faites glisser vers le bas.

2. Lorsque vous tapez votre formule, utilisez Alt+Entrée pour déplacer chaque variable ou calcul vers sa propre ligne.

La configuration de votre environnement Excel garantit que vous ne combattez pas le logiciel pendant que vous travaillez, mais vous n’êtes pas obligé de vous arrêter là. Passez à d’autres astuces de l’interface utilisateur Excel permettant de gagner du temps, telles que le menu de navigation de feuille par clic droit et les séquences de touches Alt, pour réduire davantage les frictions dans vos tâches quotidiennes. Après tout, l’efficacité consiste avant tout à éliminer ces petits obstacles répétitifs et à rester dans le flux.

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